TARAD

BAB 3

Pengertian Otomatisasi Kantor

Sistem otomatisasi kantor ( dalam bahasa inggris : office Automation sehingga disingkat OA) di definisikan sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan dokumen dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja, dan organisasi. Berikut ini merupakan konsep otomatisasi kantor.

  a.     Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

  b.     Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

  c.      Otomatisasi menudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

  d.     Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.

  e.      Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

Merencanakan Penerapan Otomatisasi Administrasi Perkantoran

Konsep-konsep otomatisasi perkantoran yang perlu dipahami dalam merencanakan penerapan otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut.

  1.     Proses yang terjadi pada perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

  2.     Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

  3.     Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

  4.     Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.

  5.     Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

Dengan memahami konsep-konsep tersebut, kita dapat merencanakan penerapan otomatisasi dengan baik. Selain itu, kita juga perlu untuk mempertimbangkan dampak yang akan terjadi serta mengambil langkah antisipasi agar dampak buruk dari otomatisasi perkantoran dapat dihindari.

Tahapan yang bisa dilakukan untuk menerapkan otomatisasi perkantoran sebagai berikut.

1 .     Menyiapkan sumber daya komputer.

2 .     Menyiapkan akses ke sumber daya informasi (intranet atau internet).

3 .     Menyiapkan perlengkapan non komputer.

4 .     Memanfaatkan konferensi telepon.

   .     Melakukan pertemuan rutin untuk mengevaluasi penerapan otomatisasi dan merencanakan pengembangan berikutnya.

  6.     Melakukan rutinitas kerja berbasis otomatisasi.

Dalam menerapkan otomatisasi, kita juga perlu memperhatikan prinsip kerja efektif agar dampak nuruk otomatisasi (kemalasan, pemborosan) dapat dihindari. Prinsip kerja efektif menurut Leffingwell adalah sebagai berikut.

1 .     Perencanaan, merencanakan secara benar.

2 .     Jadwal, pekerjaan harus dijadwalkan dengan baik.

3 .     Pelaksanaan, pekerjaan harus dilaksanakan dengan baik.

4 .     Ukuran, hasil pekerjaan harus diukur sesuai kemampuan dan standar.

5 .  Imbalan, imbalan harus sesuai yang mencakup kondisi kerja, kesehatan, pengerabangan diri, dan gaji.

Dampak Otomatisasi Perkantoran

  a.     Keuntungannya

Keuntungan otomatisasi perkantoran sebagai berikut.

  1)    Pengurangan biaya fasilitas

Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.

  2)    Pengurangan biaya peralatan

Telecommuter dapat berbagai peralatan seperti halnya para peserta LAN dalam berbagai sumber daya.

  3)    Jaringan komunikasi formal

Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi yang tetap.

  4)    Pengurangan penghentian kerja

Dengan kantor maya, keadaan cuaca tidak mempengaruhi kegiatan transportasi kerja.

  5)    Kontribusi sosial

Kantor maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan pegawai yang tidak memiliki peluang kerja diluar tempat tinggalnya.

  b.    Kerugiannya

Kerugian otomatisasi perkantoran sebagai berikut.

  1)    Rasa tidak memiliki

Kurangnya kontak langsung antar pegawai, membuat berkurangnya perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.

  2)    Takut kehilangan pekerjaan

Kurangnya rasa keterkatian dengan operasional perusahaan, maka pegawai merasa mudah untuk dilepaskan/dipecat.

  3)    Semangat kerja yang rendah

Tidak adanya interaksi berupa umpan balik secara langsung dari rekan maupun atasan, kemudian biasanya gaji bagi telecommuter lebih rendah, maka akan memengaruhi semangat kerja.

  4)    Ketegangan keluarga

Ketegangan keluarga akan sangat berpengaruh pada kinerja para telecommuter.

Pengguna Otomatisasi Kantor

Otomatisasi perkantoran diunakan oleh semua orang yang bekerja didalam kantor. Namun ada empat kategori penggunaan otomatisasi perkantoran, sebagai berikut.

   a.     Manajer

Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia.

   b.     Profesional

Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya 

( misalnya pembeli, wiraniaga, dan asisten staf khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

   c.      Sekretaris

Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

   d.     Pegawai Administratif

Pegawai administratif melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirimkan surat.